Formation à la gestion du temps

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Le nom « Pomodoro », qui signifie « tomate » en italien, fait en réalité référence au minuteur de cuisine en forme de tomate que Cirillo utilisait lorsqu’il était étudiant. La technique développée par Cirillo vise à améliorer la productivité en alternant des périodes de travail concentré avec de courtes pauses régulières.

Sa technique de gestion du temps est simple et se déroule en plusieurs étapes :

• Planification : Vous choisissez une tâche que vous souhaitez accomplir.
• Réglage du minuteur : Réglez un minuteur sur 25 minutes. Cette période est appelée un « Pomodoro ».
• Travail concentré : Travaillez sur la tâche de manière intensive pendant les 25 minutes sans interruption (la précision est importante).
• Pause courte : Lorsque le minuteur sonne, prenez une pause de 5 minutes. Pendant cette pause, éloignez-vous de votre poste de travail pour vous détendre et vous revitaliser.
• Répétition : Après la pause, réglez de nouveau le minuteur sur 25 minutes et recommencez le processus.
  Pause longue : Après quatre « Pomodori » (soit environ deux heures de travail), prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

La technique Pomodoro permet de segmenter le travail en intervalles gérables, réduisant ainsi la procrastination et la fatigue mentale. En se concentrant intensément sur une tâche pendant une période définie, on optimise l’efficacité et on minimise les distractions. Les pauses régulières aident à maintenir une attention soutenue tout au long de la journée de travail. De plus, cette méthode offre une structure simple pour estimer combien de « Pomodori » sont nécessaires pour compléter une tâche, ce qui facilite la planification et l’évaluation du temps nécessaire pour divers projets.

Cette méthode vous parle ? On aime ou on aime pas, mais ce qu’il faut retenir c’est l’idée de segmenter un travail en plusieurs tâches relativement courtes en vue garder toujours la concentration, la motivation et l’efficacité au maximum !

La technique dite des « blocs de temps » ou « time blocking » est une méthode de gestion du temps qui consiste à diviser sa journée en segments dédiés à des tâches spécifiques. Au lieu de travailler de manière réactive, en répondant aux tâches et aux distractions au fur et à mesure qu’elles surviennent, cette méthode invite à planifier à l’avance chaque activité en bloquant des plages horaires précises dans son agenda.

Voici comment fonctionne le time blocking :

Identification des tâches : La première étape consiste à lister toutes les tâches que vous devez accomplir. C’est super simple à faire ! Notez non seulement les tâches professionnelles, mais aussi les activités personnelles, les pauses, et même le temps de déplacement.

Blocage du temps : Une fois que vous avez une idée claire de ce que vous devez faire, vous attribuez une durée spécifique à chaque tâche. Il est vrai que ce n’est pas toujours facile mais essayez ! Vous réservez ensuite un créneau horaire précis dans votre agenda pour cette activité. Par exemple, vous pourriez bloquer de 9h à 11h pour travailler sur un rapport, de 11h à 11h30 pour répondre aux emails, et de 13h à 14h pour une réunion.

Respect des blocs : Une fois les blocs de temps définis, l’objectif est de vous concentrer exclusivement sur la tâche planifiée pendant le créneau correspondant. Cela signifie éviter les distractions, ne pas sauter d’une tâche à l’autre et respecter les horaires prévus autant que possible. Un peu de rigueur et de discipline voyons !

Ajustements et flexibilité : Bien que le time blocking exige, comme on vient de le voir, une certaine discipline, il est aussi important de rester flexible (agile diront certains). Si une tâche prend plus de temps que prévu (mince), ou si une urgence survient (flute), vous pouvez réajuster votre planning (ouf). L’idée est de rester maître de votre emploi du temps, plutôt que de vous laisser submerger par des demandes imprévues.

Comme son nom l’indique, la technique de « Gestion des interruptions » est une approche qui vise à minimiser les interruptions non sollicitées au cours de la journée de travail, permettant ainsi de maintenir une concentration optimale et de maximiser la productivité.

On le sait tous (malheureusement), les interruptions, qu’elles soient sous la forme d’appels téléphoniques, de courriels, de collègues qui passent à l’improviste ou de notifications sur divers appareils, peuvent fragmenter le temps de travail et réduire l’efficacité.

Pour gérer efficacement ces interruptions, plusieurs stratégies peuvent être mises en place :

• Création de plages horaires dédiées : On revient sur l’approche des « blocs » évoqué ci-dessus qui consiste à réserver des créneaux horaires spécifiques pour traiter les tâches qui sont souvent sources d’interruptions, comme répondre aux courriels ou aux appels téléphoniques. Par exemple, vous pourriez décider de vérifier vos courriels uniquement deux ou trois fois par jour, à des moments précis, plutôt que de les consulter constamment.

• Communication des disponibilités : Informer vos collègues ou collaborateurs des moments où vous êtes disponible pour les interactions et des moments où vous préférez ne pas être dérangé peut également être très efficace. Cela peut se faire via un statut sur les plateformes de communication, un message automatique d’absence ou simplement en le mentionnant lors de réunions. Chez Learn at Lunch, nous utilisons par exemple « Calendly » pour que nos clients puissent prendre eux-mêmes un rendez-vous directement dans nos agendas ! Hyper pratique !

• Utilisation de signaux visuels : C’est bête comme chou et pourtant si pratique : Un autre outil pratique est l’utilisation de signaux visuels, comme un panneau « Ne pas déranger » sur votre porte ou un statut « occupé » sur les outils de messagerie instantanée. Ces signaux informent les autres que vous êtes concentré sur une tâche et que vous préférez ne pas être interrompu.

• Priorisation des interruptions : Toutes les interruptions ne sont pas de même niveau. Du coup, la gestion des interruptions implique aussi de développer une capacité à évaluer rapidement leur importance. Si une interruption est critique, il peut être nécessaire de l’aborder immédiatement, mais si elle est moins urgente, il est souvent préférable de la reporter à un moment plus opportun. On en revient à la matrice d’Eisenhower qui permet de distinguer ce qui est important et urgent.

• Création d’un environnement propice à la concentration : Même si nous n’avons pas tous les mêmes capacités de concentration et que certains ont besoin d’un silence monacal pour travailler alors que d’autres sont hyper productifs en plein brouhaha, réduire les distractions dans votre environnement de travail est aussi une part importante de la gestion des interruptions. Des exemples concrets : Mise en mode silencieux de votre téléphone, désactivation des notifications non essentielles sur votre ordinateur, ou utilisation de casques antibruit si vous travaillez dans un espace partagé. Ces casques sont vraiment bluffants d’efficacité !